Depuis le début du confinement, nombreuses sont les entreprises dont les modes d’organisation du travail ont été bouleversés. Pour celles dont l’activité le permet, elles se sont adaptées rapidement, notamment grâce au télétravail.
Le sens du collectif, l’entraide et la solidarité sont, en ces circonstances, indispensables pour gérer au mieux ce confinement et maintenir le lien. En ce sens, le gouvernement a lancé un appel et certaines entreprises y ont répondu en mettant à disposition gratuitement leurs solutions numériques. D’autres solutions disposent depuis toujours de versions simplifiées gratuites mais néanmoins performantes.
Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons sélectionné un panel d’outils digitaux gratuits qui facilitent le maintien du lien à distance autour de quatre thématiques :
- La continuité de l’activité
- Le travail collaboratif
- L’accompagnement des collaborateurs
- Le lien social et le bien-être au travail
Découvrez ci-dessus notre infographie détaillée des solutions digitales qui ont ouverts une partie de leur offre à la gratuité(1). Pour plus de détails sur les fonctionnalités et les conditions de gratuité de ces solutions, téléchargez notre tableau récapitulatif.
Le télétravail pendant la crise : un mode de fonctionnement à ancrer dans la culture d’entreprise
En France, les dispositions légales relatives au télétravail sont prévues depuis la loi n°2012-387 du 22 mars 2012. Pour autant, son emploi n’est pas généralisé et le travail à distance n’est pas profondément ancré dans la culture des organisations. Selon une étude récente d’Eurostat, publiée en février 2020, le travail à domicile concernait 6,6% des actifs âgés de 15 à 64 ans en France en 2018 contre 14 % au Pays-Bas et 13,3% en Finlande (1).
La mise en place du télétravail pour tous va de pair avec une transition brutale. Ainsi, cela engendre un changement de paradigme sans précédent, dont les enjeux sont multiples : préserver le lien social, maintenir un collectif engagé, accompagner les collaborateurs dans les nouveaux usages du travail collaboratif, assurer la continuité de l’activité…
Dans ce contexte de crise, deux axes sont importants :
- Définir en urgence les nouveaux modes de fonctionnement à distance (par exemple les nouveaux processus managériaux, les circuits décisionnels ou encore les modes de communication)
- Accompagner l’ensemble des acteurs concernés par ces changements, notamment via l’implémentation de solutions digitales adaptées à votre organisation et aux besoins des collaborateurs.
Identifier les besoins pour un déploiement de nouveaux outils dans un contexte de crise.
Le foisonnement d’outils gratuits disponibles en ce moment peut tenter d’en tester plusieurs. Pour autant, n’oubliez pas que l’implémentation de nouveaux outils digitaux ne se substitue pas à une stratégie de « conduite du changement flash » qui doit être menée en amont par l’ensemble des partis prenantes concernées.
Voici quelques bonnes pratiques pour mener à bien la mise en place d’une nouvelle solution :
- Identifier le besoin : le choix de ces outils dépend des contraintes sectorielles, organisationnelles, techniques et humaines inhérentes à chaque organisation. Il est important d'être en phase avec les besoins de vos collaborateurs et vos spécificités pour en faire découler vos critères de choix : sécurité, hébergement des informations, fonctionalités, etc. L’utilisation d'enquête en ligne est une technique rapide et efficace pour y parvenir.
- Impliquer les équipes concernées : la co-construction et le suivi de la mise en œuvre dans le temps de ces outils sont des étapes essentielles à l’adhésion et à la prise en main des nouveaux outils par vos collaborateurs.
- « Sponsoring » interne : la ligne managériale doit accompagner la mise en place de ces outils afin de faciliter la prise en main des publics peu familiarisés au numérique.
- Être vigilant : la multiplication des solutions peut perdre vos collaborateurs et avoir des effets pervers.
- Voir plus loin que la crise : si les outils choisis sont bien adoptés, les supprimer ensuite peut être contreproductif et frustrant pour vos collaborateurs. Dans la mesure du possible, prévoyez comment vous pourriez pérenniser à terme leur utilisation, notamment en anticipant leur coût.
L’équipe de People & Culture vous propose de vous accompagner dans la mobilisation de vos équipes. Vous vous demandez comment préserver l’engagement, maintenir le lien avec vos équipes et la dynamique de votre activité à distance ? Cliquez ici pour nous contacter.
(1) Nous invitons les starts up et les éditeurs qui ne figurent pas encore dans l’infographie à revenir vers nous pour mettre à jour notre contenu.
(2) Selon une étude Eurostat publié début février
