Les 3 clés pour démarrer un projet RPA
La RPA ouvre la voie à des gains de compétitivité majeurs en libérant les collaborateurs de tâches à faible valeur ajoutée. Mais elle reste encore relativement méconnue et nécessite d’être démystifiée. Avec une question : comment identifier les tâches appropriées à cette technologie pour réussir votre projet RPA ?
Quand la RPA est là, l’IA n’est pas loin
La RPA est fondée sur le principe d’enregistrement de tâches d’un opérateur humain pour les reproduire de manière automatique. Alexander Levy, manager IA et Smart Automation chez Talan Consulting, et co-animateur du webinaire « Réussir son projet RPA » ose une formule : « Il faut envisager la RPA comme un collaborateur digital ». Un collaborateur qui prendrait en charge toutes les tâches moins intéressantes...
Lorsqu’on parle de RPA, l’Intelligence artificielle n’est jamais très loin. Elle se base en effet sur des règles, comme on en trouve souvent dans des applications IA, ce qui permet la réalisation des tâches complexes. L’association des deux est féconde. Par exemple l’IA va identifier des types de données dans un texte (nom, prénom, adresse…) et la RPA opérer l’activité de report de ces informations dans les catégories adéquates. Avec le Machine Learning, l’IA peut même se livrer à des prédictions à partir d’un historique de données. On parle alors de smart automation qui peut se marier avec la RPA.
Optimiser certaines activités
La RPA présente ainsi de nombreux atouts. D’abord, un gain de temps sur des actions répétitives et chronophages à faible valeur ajoutée. Et une meilleure capacité à s’adapter à des pics ou des creux de charge. Mais aussi des utilisateurs déchargés de tâches fastidieuses au profit d’autres à plus forte valeur ajoutée. Du reste, dans la mesure où les erreurs humaines dues à la fatigue ou à la lassitude sont de fait minimisées, l’entreprise récolte une information de meilleure qualité dans ses bases de données.
Toutes les activités ne sont pour autant pas compatibles RPA. Comme évoqué plus haut, seules celles comportant des tâches basées sur des règles précises peuvent y prétendre. Quelques exemples : extraire des données de mails, de documents PDF ou de formulaires, récupérer des pièces jointes de mails ou tirer automatiquement certaines informations du Web. Ou encore comparer rapidement des données issues de sources différentes...
Comment réussir votre projet de RPA ?
Résultat : si vous mettez en place un projet RPA, une des premières missions consistera à identifier les tâches potentiellement candidates dans votre entreprise ou organisation. Dans ce contexte, la RPA étant encore méconnue, elle soulève des interrogations. « Pour embarquer les différents métiers, une montée en puissance progressive est nécessaire avec trois étapes : démystifier, sensibiliser, engager » explique Jihad Tafroute, Manager IA et Smart Automation chez Talan Consulting et co-animatrice du webinaire. D’une certaine façon, ce sont les trois clés qui vont ouvrir un projet.
DEMYSTIFIER
L’étape de démystification consiste à expliquer aux directions métiers ce qu’est la RPA, ce qu’elle peut vraiment réaliser ou non. « C’est un moyen de lever les freins éventuels à l’adoption. A ce stade, vous pouvez commencer à examiner quels seraient les livrables envisageables. »
SENSIBILISER
La demande peut parfois s’exprimer spontanément, venir directement de vos clients par le biais de formulaires ou de sites Web. Dans la plupart des cas, une phase préalable avec des séminaires d’idéation par exemple, est nécessaire. Avec un double objectif : sensibiliser les métiers à la RPA et à ses bénéfices, et faire émerger des cas d’usage prioritaires.
Autres outils : l’audit de processus, où l’on identifie les raisons d’une performance faible ou en baisse, ou encore le repérage dans l’entreprise d’ambassadeurs RPA à même d’établir le lien avec leur direction. On peut aussi mener des interviews spécifiques avec une direction ou un métier en particulier.
Suit l’étude de faisabilité : si la direction générale valide les projets proposés comme répondant à des besoins précis, et qu’ils paraissent réalisables, les premiers pilotes peuvent être amorcés.
ENGAGER
Une fois les directions métiers sensibilisées et les interlocuteurs à même de porter des projets RPA identifiés, il est possible de réaliser des pilotes. Prenez par exemple un cas type simple, comme le traitement automatisé d’une facture, avec prise en compte de toutes sortes d’événements inattendus. C’est grâce à une communication sur ces cas d’usage mettant en exergue les bonnes pratiques et bénéfices que pourra se faire l’engagement des équipes.
La durée de mise en œuvre d’un cas d’usage varie selon la complexité du processus, elle-même déterminée par plusieurs critères : type d’application et de données (est-ce qu’elles sont structurées ou non ?), les scénarios possibles, les exceptions, etc. Selon la complexité, le développement peut s’étendre de 1 à 2 semaines, jusqu’à 4 à 6 semaines.
Au final, les applications RPA optimisent des processus existants pour ouvrir la voie à des gains de compétitivité majeurs.
« Dans la pratique, on constate que ces applications sont bien perçues par les utilisateurs lorsque des tâches sont réellement optimisées. Les DSI, quant à eux, voient d’un bon œil cette « intrusion » dans leur pré-carré. Pour une raison : la RPA est en quelque sorte non-invasive. Elle ne nécessite pas de redéfinition du SI, et encore moins du système global d’organisation de l’entreprise »